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事例紹介

総合受付・代表電話交換

事例紹介

業務の効率化・標準化によるクオリティ向上を図る為、アウトソーシングを導入した企業様の事例

課題

  • 接遇レベルの統一化
  • 派遣契約の場合、期間の制限が発生し、習熟度が向上しない
  • 各業務毎に欠員補充が必要となり、対応に苦慮

解決策

  • コンプライアンス上・実務運営上の課題をクリアしたうえで、アウトソーシングを導入。
  • 段階的な業務体制の再構築とマニュアルの整備により業務の標準化(レベルアップ)と互換性向上による効率化を実現
総合受付・代表電話交換

採用支援

事例紹介

初めての本格的な職員採用にあたり、コンサルティングに加え、一部採用業務をアウトソーシングした学校法人様の事例

課題

  • 大量の応募が想定され、書類選考などの労力負担に不安
  • 人事専門部署が無く、募集媒体の選定から選考基準の策定、面接のポイント等アドバイスが欲しい

解決策

  • 職員対応が難しい大量作業等をアウトソーシングすることで、職員様の業務負担を軽減(母集団1000名)
  • 面接官への事前研修を実施することにより、適正・均一な面接対応を実現

業務内容

募集媒体選定支援、応募書類開封、応募者データ入力業務、書類選考業務、ペーパーテスト(SPI)実務サポート、ペーパーテスト試験運営サポート、面接サポート、各種書類作成、ファイリング業務

直雇用化支援

事例紹介

複数の派遣会社から多数のスタッフを派遣活用していたが、直雇用化を決定。人事部門内での管理負担軽減のため、コンサルティングサービスを利用された企業様の事例

課題

  • 受け入れ前の人事制度策定、派遣会社・派遣スタッフへの説明会対応
  • 直雇用化切り替え時の事務対応
  • 雇用後の人事管理(勤怠管理・社員フォロー)

解決策

  • 豊富な実績に裏付けされたノウハウと直雇用化スキームを活用頂くことで、スムーズな切り替えを実現
  • 直接雇用化後の人事管理運営も効率的に実施

直雇用化コンサルティング

STEP1
支援準備

課題の洗出し
スケジューリング

STEP2
人事制度策定

就業規則
福利厚生制度

STEP3
社内外説明

対社内向け/対派遣会社向け/説明会運営支援
各種資料作成/FAQ作成支援

STEP4
切替・採用

対スタッフ向け/説明会運営支援/採用選考会運営支援
各種資料作成/FAQ作成支援

STEP5
運営支援

交代増員時業務フロー
管理マニュアル作成/社内帳票整備・作成

アヴァンティスタッフの直雇用運営サポートメニュー

証明書発行

事例紹介

年間通じて業務量の差が大きい従業員の各種証明書類の発行業務にかかる人事部門の負担軽減を図るため、アウトソーシングを導入された企業様の事例

解決策

  • 各種人事制度に精通した実務経験者の複数名常駐体制を提案
  • 繁忙期は人員を増員し年間の業務量の増減にも効率的に対応し、経費の節減を実現
  • クライアント社員様の本来業務への集中を実現すると共に、業務を切り分け専門化することで、正確かつ迅速な証明書発行を実現

業務内容

  • 証明書発行依頼に伴う必要書類のチェック
  • 証明書発行の進捗状況の管理
  • 証明書発行に関するヘルプデスク対応 (※証明書例:在籍(就労)/勤務/職歴/退職/休業/資格証明書 等)

デリバリー・郵送物処理

事例紹介

業務の安定的な継続運営と、異なる二つの業務(デリバリー業務・発送処理業務)の互換性を図る為、完全アウトソーシングを導入した企業様の事例

課題

  • 派遣契約の場合、期間の制限が発生し、社内組織等の知識や経験が蓄積されない
  • デリバリー業務と発送処理業務間で代替性・補完性がなく効率が悪い

解決策

  • 発送処理業務を含めた委託化により、デリバリースタッフに業務間での互換性を持たせ、繁忙時に応援できる体制の構築
  • 指揮命令フローの構築・業務マニュアルの作成

業務内容

デリバリー・郵送物処理

デリバリーメイン業務

本社⇔サテライトオフィス2か所間の書類搬送
郵便局への発送物持ち込み、郵送物の仕分と配布

発送処理メイン業務

契約更改書類の確認
更改書類とパンフレット等のセット封入
期日管理用バーコード登録

会計センター事務

事例紹介

従来派遣で実施していた会計センター(最大16名)の業務運営をアウトソーシングされた企業様の事例

解決策

  • 委託化により、月末・月初の増員対応や、処理枚数に応じたシフト調整に要していた社員様の負担が軽減。
  • 業務フローの切り出しにより、完全なる独立性を確立し、コンプライアンスを尊守した運営体制を実現。
会計センター事務
  1. 請求・支払伝票入力
  2. 仕入先マスター登録
  3. 外勤諸経費精算票チェック・入力

経理伝票入力

事例紹介

体制スリム化及び属人的な業務運営からの脱却が課題で、アウトソーシングを導入した外資系企業様の事例

解決策

  • 経理業務の中で、切り出ししやすい伝票入力業務についてアウトソーシングを導入
  • マニュアル策定過程での業務精査により作業工程をスリム化し、業務標準化を実現

フェーズ フェーズ

BPO化準備期間
−業務マニュアル策定

  1. 各メンバーへのヒアリング・現場検証・実地作業による業務アセスメント実施
    → 業務フロー統一化
  2. 業務マニュアル策定

本格稼働開始【BPO化後】

  1. 月次スケジュール・シフト調整
  2. 日次業務報告・定期的なミーティングの実施
  3. マニュアル改訂作業

株主総会

事例紹介

定時株主総会における受付・誘導業務などにかかわる社員様の負担軽減を図るため、アウトソーシングされた企業様の事例

解決策

  • 数多くの実績を踏まえ、運営体制案を策定しご提示。社員様の負担を最低限に留めた運営を実現。

運営スタッフ体制構築・配置

総合受付・マイク
場内・場外担当 他

研修会の実施

  • ・全体研修(講師によるマナー研修)
  • ・各担当の業務フロー研修会

各種運営マニュアルの作成

受付業務マニュアル 他
各担当の業務マニュアル作成

受付業務マニュアル

ディレクション業務

  • ・指示書作成 → スタッフへの説明
  • ・スタッフ適性を考慮した配置ポジション決定
  • ・当日アテンド業務〜状況に応じた導線の変更

病院関連事務(会計窓口)

事例紹介

コア業務に専念するため、職員様が担ってきた収納業務を当社へアウトソーシングされた病院様の事例

解決策

  • 銀行・経理経験者を軸にスタッフを配置し、安定運営の体制を確立。
  • 収納金管理・窓口業務・伝票などの起票整理・自動精算機の取扱等の業務を委託化し、職員様はコア業務に専念。
  • 会計窓口業務に合わせ、未納金の管理についても委託化したことで業務効率をアップ。
病院関連事務

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